Salarisuren en factuururen uit elkaar
Mocotech werkt in de machinebouw en technische dienstverlening. Medewerkers schrijven uren, maar niet elk uur mag op een factuur. Interne uren horen bij het salaris; factureerbare uren horen bij de klant. Wanneer die scheiding ontbreekt, gaan uren verkeerd de factuur op.
CodeDivers bouwde, samen met Bas Lolkema, een PHP-applicatie met MySQL waarin die scheiding vastligt. Een medewerker registreert uren en kan foto's en PDF's meesturen. Blijven uren leeg, dan volgt een herinnering per e-mail of SMS.
Facturen die de klant kan volgen
De facturatie zet de geaccordeerde uren om in facturen met een specificatie per medewerker, artikel, datum en project. Het systeem kan ook een pro-formafactuur maken en exporteren naar BaseCon en Exact.
Een documentmodule waarschuwt wanneer een certificaat of rijbewijs bijna verloopt. Uren kunnen daarnaast naar een HR-salarissysteem worden geëxporteerd. PDF's worden in hetzelfde proces opgebouwd.
Wat er in de praktijk veranderde
Mocotech groeide naar 25 medewerkers. De administratieve tijd ging van drie dagen per week naar een fractie daarvan. Het aantal vragen van klanten over facturen nam sterk af. De ondernemer kon daardoor zelf op locatie werken, onder meer op een windmolen in Noorwegen, terwijl de administratie bleef lopen.
