Uren registratie, salaris en facturatie systeem

In samenwerking met Bas Lolkema van Mocotech is een uitgebreid bedrijfsbeheersysteem ontwikkeld, specifiek afgestemd op de behoeften van bedrijven in de machinebouw en technische dienstverlening.

Het systeem onderscheidt zich door een unieke scheiding tussen interne uren (voor Salaris) en factureerbare uren, waardoor fouten bij facturatie worden voorkomen. Medewerkers kunnen eenvoudig uren registreren met bijlagen zoals foto's en PDF's, terwijl het systeem automatisch herinneringen verstuurt via e-mail en SMS wanneer uren vergeten worden in te vullen. Geautomatiseerde facturatie genereert uitgebreide facturen met gedetailleerde samenvattingen per medewerker, artikel, datum en project. Dit heeft geleid tot een drastische reductie van vragen van klanten. Het systeem ondersteunt ook pro forma facturen en export naar boekhoudpakketten zoals BaseCon en Exact.

Daarnaast bevat het systeem een documentbeheermodule die automatisch waarschuwt wanneer certificaten of rijbewijzen bijna verlopen, en exportfunctionaliteit naar HR-salarisystemen.

Het resultaat? Mocotech groeide naar 25 medewerkers, terwijl de administratieve tijd werd teruggebracht van 3 dagen per week naar een fractie daarvan. De ondernemer kon zelfs zelf op de werkvloer staan (letterlijk: bovenop een windmolen in Noorwegen) terwijl het bedrijf efficiënt bleef draaien.