Intro
SWV de Eem ondersteunt scholen in de regio met passend onderwijs. Voor het Familieklas-project — in samenwerking met Stichting Familieklas — wilde de organisatie inzicht krijgen in de ontwikkeling en het welzijn van deelnemende leerlingen. Daarvoor wordt de SDQ (Strengths and Difficulties Questionnaire) ingezet: een erkende vragenlijst waarmee ouders en leerkrachten de sterke kanten en moeilijkheden van kinderen in kaart brengen.
De vragenlijsten werden aanvankelijk op papier verstuurd. Dat kostte veel tijd, leverde incomplete respons op en maakte het lastig om metingen over meerdere momenten en schooljaren te vergelijken.
De uitdaging
SWV de Eem zocht een online, toegankelijk en gebruiksvriendelijk systeem waarmee ouders en leerkrachten vragenlijsten digitaal kunnen invullen — zonder ingewikkelde accounts of drempels. Daarnaast moest het platform automatisch herinneringen versturen aan deelnemers die nog niet hadden gereageerd, en moesten antwoorden betrouwbaar en anoniem verwerkt worden voor onderzoeksdoeleinden.
Organisatorisch speelde mee dat er meerdere meetmomenten zijn (nulmeting vóór de Familieklas, follow-ups tijdens en na het traject), dat verschillende scholen en schooljaren betrokken zijn, en dat ouders en leerkrachten elkaars antwoorden niet mogen inzien.
Onze aanpak
CodeDivers heeft de papieren SDQ-vragenlijst volledig gedigitaliseerd en vertaald naar een maatwerk webapplicatie. Eerst brachten we de onderzoeksflow in kaart: wie vult wanneer welke lijst in, hoe verloopt de opvolging, en welke data heeft de projectleider nodig voor analyse?
Vervolgens bouwden we een formulierengine waarin SDQ-vragen configureerbaar zijn, gekoppeld aan unieke persoonlijke links per deelnemer. Invullers hoeven niet in te loggen; zij ontvangen een uitnodiging per e-mail met directe link en QR-code. Een geautomatiseerd herinneringsschema zorgt ervoor dat openstaande vragenlijsten opvolging krijgen, zonder handmatig achter deelnemers aan te hoeven.
Wat we hebben gebouwd
- Digitale SDQ-vragenlijsten voor ouders en leerkrachten, gebaseerd op de erkende Nederlandse SDQ-Dut
- Persoonlijke uitnodigingslinks per leerling en meetmoment — geen login vereist voor invullers
- Automatische e-mailuitnodigingen met ingesloten QR-code voor invullen via mobiel of tablet
- Escalerend herinneringsschema via cronjob voor deelnemers die nog niet hebben ingevuld
- Mogelijkheid om tussentijds op te slaan en later af te ronden
- Bevestigingsmail na succesvolle afronding
- Adminportaal voor beheer van scholen, leerlingen, schooljaren en meetmomenten
- Ondersteuning voor nulmeting en follow-up metingen over meerdere schooljaren
- Scheiding tussen ouders- en leerkrachtenformulieren per leerling, met wederzijds geen inzicht in antwoorden
- Excel-export van alle antwoorden en scores voor onderzoeksanalyse en vervolgadvies
Technologie & integraties
De applicatie is gebouwd als maatwerk PHP-webapplicatie op een eigen framework, met MySQL als database. Voor de frontend is Bootstrap 4 ingezet, zodat formulieren ook op telefoon en tablet goed werken.
Voor e-mailverkeer is PHPMailer gekoppeld aan SMTP voor uitnodigingen, herinneringen en bevestigingen. QR-codes worden dynamisch gegenereerd per unieke formulierlink. Onderzoeksdata wordt geëxporteerd via PhpSpreadsheet naar Excel, inclusief scores per vraag.
Tech-stack: PHP, MySQL, Bootstrap, jQuery, PHPMailer, PhpSpreadsheet, QR-code generatie, cronjobs, SMTP
Samenwerking: Stichting Familieklas (inhoudelijk Familieklas-traject) en ISIN2LEI.
Resultaat
Het platform levert SWV de Eem een centraal overzicht van ingevulde SDQ-vragenlijsten, inclusief scores per deelnemer, meetmoment en schooljaar. Projectleiders kunnen respons monitoren, openstaande formulieren opvolgen via geautomatiseerde herinneringen, en onderzoeksdata exporteren voor analyse van kindontwikkeling en gedragsproblematiek.
De scores vormen de basis voor inzicht in voortgang en effecten van het Familieklas-traject, en ondersteunen vervolgadvies richting scholen, ouders en betrokken professionals. Door digitalisering van de papieren workflow is het invulproces toegankelijker voor ouders en leerkrachten en is handmatige administratie sterk verminderd.
Waarom dit project telt
Dit project laat zien dat CodeDivers ook complexe, privacygevoelige onderzoeksprocessen in het onderwijs end-to-end kan realiseren — niet alleen een formulier online zetten, maar de volledige keten: uitnodiging, herinnering, anonimiteit, meerdere meetmomenten en data-export voor analyse. Vergelijkbare uitdagingen spelen bij effectmetingen, clientvolgsystemen en digitale intake in zorg en onderwijs.
Call-to-action
Heeft u een vergelijkbare uitdaging, bijvoorbeeld het digitaliseren van vragenlijsten, effectmetingen of een onderzoeksportal in passend onderwijs? Neem contact op via codedivers.nl.
